Datenschutzinformationen der Labor LS SE & Co. KG für das Hinweisgebersystem gem. Art. 13 f. DSGVO
Sehr geehrte Damen und Herren,
die Labor LS SE & Co. KG (im Folgenden: LS) stellt die Einhaltung geltender Gesetze durch eine angemessene Compliance-Organisation sicher. Dazu zählt unter anderem auch die Einrichtung einer internen Meldestelle (Hinweisgebersystem) (interne Meldestelle), über die vertrauliche Hinweise und Beschwerden von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie Externen für mögliches Fehlverhalten bei LS entgegengenommen werden können. Die interne Meldestelle (Hinweisgebersystem) ist unter der Internet-Adresse https://Labor-ls.hinweis.digital zu finden. Um die vom Gesetz vorgegebene Vertraulichkeit sicherzustellen, ist eine Ombudsperson für LS tätig.
Dies vorweggeschickt, informieren wir Sie nach Art. 13, 14 Datenschutzgrundverordnung (im Folgenden: DSGVO) über die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten im Rahmen des Hinweisgebersystems. LS wird personenbezogene Daten im Rahmen des Hinweisgebersystems nur nach Maßgabe des geltenden Datenschutzrechts, insbesondere der Vorgaben der DSGVO und des Bundesdatenschutzgesetzes (im Folgenden: BDSG) verarbeiten.
Personenbezogene Daten in diesem Sinne sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen; als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen identifiziert werden kann, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind.
Dazu im Einzelnen:
1. Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen, Datenschutzbeauftragter, Ombudsperson
- Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer Daten gem. Art. 4 Abs. 7 DSGVO ist die
Labor LS SE & Co. KG
Mangelsfeld 4, 5, 6
97708 Bad Bocklet-Großenbrach
Deutschland
Telefon: +49(0)9708/9100-0
Telefax: +49(0)9708/9100-36
E-Mail: labor@labor-ls.de
(vgl. ergänzend auch unser Impressum unter https://www.labor-ls.de/impressum/)
- Unseren Datenschutzbeauftragten erreichten Sie per Post oder Fax unter der o.g. Adresse (bitte fügen Sie bei entsprechenden Kontaktaufnahmen den Hinweis „zu Händen des Datenschutzbeauftragten“ hinzu) oder per Mail unter datenschutz@labor-ls.de.
- Wie zu Beginn ausgeführt, setzt LS im Zusammenhang mit der Einrichtung der internen Meldestelle (Hinweisgebersystem) eine Ombudsperson ein. Ombudsperson der LS ist:
Rechtsanwalt Marc Oliver Giel
Lagerstraße 11 a
64807 Dieburg
Deutschland
Die Ombudsperson verwaltet für LS das Postfach des Hinweisgebersystems, nimmt die Hinweise entgegen, sichtet und prüft eingehende Hinweise, übernimmt die Kommunikation mit dem Hinweisgeber, holt Einwilligungserklärungen ein und verwaltet diese und leitet die Hinweise und Erkenntnisse aus der Sachverhaltsaufklärung an die zuständigen Stellen weiter.
2. Welche Daten/Datenkategorien verarbeiten wir und aus welchen Quellen stammen diese Daten?
Welche Daten/Datenkategorien im Zusammenhang mit einer Meldung verarbeitet werden, hängt von den Umständen des Einzelfalls ab:
- Maßgeblich sind zunächst diejenigen Informationen, die die Hinweisgeberin oder der Hinweisgeber von sich oder Dritten über das Hinweisgebersystem mitteilt. In Betracht kommen:
- Anrede, Titel
- Vorname
- Nachname
- Geburtsdatum
- Anschrift
- Telefonnummer (Festnetz und/oder Mobilfunk)
- eine gültige E-Mail-Adresse
- Unternehmensfunktion (z.B. Mitarbeiter) bzw. Verhältnis zum Unternehmen (z.B. Geschäftspartner) und sonstige Informationen zu Ihrer Tätigkeit
- Sachverhaltsschilderung/Meldungsinhalt
- Im Zuge einer Meldung kann es ferner zur Verarbeitung von Daten Dritter, wie etwa Zeugen oder Auskunftspersonen, kommen.
3. Zu welchen Zwecken und auf Basis welcher Rechtsgrundlage erfolgt die Datenverarbeitung?
- LS muss die Einhaltung geltender Gesetze (z.B. Vorgaben aus dem Straf- und Ordnungswidrigkeitenrechts, dem Steuerrecht, Arbeits- und Datenschutzrecht) im Rahmen ihres Geschäftsbetriebs sicherstellen. Zur Vermeidung der bei Nichteinhaltung der geltenden Gesetze drohenden Nachteile trifft LS geeignete Maßnahmen, zu denen auch die Einführung und der Betrieb eines Hinweisgebersystems gehören, über das Verstöße von LS oder den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern von LS gegen die gesetzlichen Vorgaben gemeldet werden können. Auf Basis der Meldung können die erforderlichen Aufklärungsmaßnahmen durchgeführt und notwendige Maßnahmen abgeleitet werden.
- Die Datenverarbeitung im Rahmen des Hinweisgebersystems erfolgt auf Basis folgender Rechtsgrundlagen:
aa) Die Verarbeitung personenbezogener Daten der Hinweisgeberin oder des Hinweisgebers erfolgt in der Regel auf Basis einer Einwilligung. Rechtsgrundlage ist in diesen Fällen Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
bb) Die Verarbeitung personenbezogener Daten kann ferner für die Durchführung und Beendigung eines Arbeitsverhältnisses von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern von LS erforderlich sein, wenn z.B. Aufklärungsmaßnahmen im Hinblick auf arbeitsvertragliche Pflichtverletzungen erfolgen. Rechtsgrundlage ist dann § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG (bei arbeitsvertraglichen Pflichtverletzungen, die keine Straftat darstellen) oder § 26 Abs. 1 S. 2 BDSG (bei arbeitsvertraglichen Pflichtverletzungen, bei denen zu dokumentierende tatsächliche Anhaltspunkte den Verdacht begründen, dass die betroffene Person im Beschäftigungsverhältnis eine Straftat begangen hat).
cc) Zudem unterliegt LS verschiedenen gesetzlichen Pflichten. Aufklärungsmaßnahmen, die auf Basis eines Hinweises erfolgen, können somit auch zur Umsetzung von gesetzlichen Pflichten erfolgen. Rechtsgrundlage ist dann § 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
dd) Ferner kann die Verarbeitung personenbezogener Daten auch zur Wahrung berechtigter Interessen von LS oder Dritten erfolgen. Dazu zählen z.B. Aufklärungsmaßnahmen, die auch deshalb durchgeführt werden, um, z.B. durch die Geltendmachung oder Abwehr von Rechtsansprüchen, Schaden von LS abzuwenden oder der Entlastung von Betroffenen dienen. In solchen Fällen ist Rechtsgrundlage § 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
4. Wie lange werden die Daten gespeichert?
Die unter Ziffer 2. genannten personenbezogenen Daten werden für die Dauer aufbewahrt, die für die Aufklärung und Beurteilung Ihres Hinweises erforderlich. Anschließend werden die personenbezogenen Daten grundsätzlich nach 3 Jahren gelöscht, sofern keiner der nachfolgend genannten Fälle vorliegt und anderslautende gesetzliche Vorgaben nicht entgegenstehen (z.B. Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten).
Führt Ihr Hinweis zur Einleitung von behördlichen, gerichtlichen oder arbeitsrechtlichen Verfahren oder Maßnahmen, können die Daten bis zum bestands-/rechtskräftigen Abschluss eines solchen Verfahrens/einer solchen Maßnahme aufbewahrt werden.
Außerdem kann es vorkommen, dass personenbezogene Daten in diesem Zusammenhang für die Zeit aufbewahrt werden, in der Ansprüche von oder gegen uns geltend gemacht werden können; die gesetzlichen Verjährungsfristen betragen zwischen 3 und 30 Jahren.
Werden Ihre Daten nicht mehr zu den o.g. Zwecken benötigt und sind alle Aufbewahrungsfristen abgelaufen, werden sie endgültig gelöscht.
5. Wer ist Empfänger Ihrer Daten?
- Ihre personenbezogenen Daten sind nur solchen Personen zugänglich, die diese auf Basis der oben dargestellten Verarbeitungszwecke kennen müssen. In diesem Zusammenhang kann es notwendig sein, Ihre personenbezogenen Daten externen Beratern von LS, wie z.B. Rechtsanwälten zu übermitteln. Jede Person, die Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten erhält, ist vertraglich und/oder gesetzlich zur Vertraulichkeit verpflichtet.
In diesem Zusammenhang ist ergänzend darauf hinzuweisen, dass der Betrieb und die Nutzung des digitalen Hinweisgeberportals über die Fa. datamog, Lagerstraße 11 a, 64807 Dieburg laufen. Mit der Fa. datamog hat LS einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen.
- Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt darüberhinausgehend grundsätzlich nicht, sofern dies nicht zu Zwecken behördlicher, gerichtlicher (insb. Strafverfolgung) oder arbeitsrechtlicher Verfahren oder Maßnahmen oder aufgrund gesetzlicher Vorschriften oder auf Anordnung staatlicher Organe (z.B. Behörden, Gerichte) erforderlich ist.
6. Besteht eine automatisierte Entscheidungsfindung einschl. Profiling?
Bei der Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt keine automatisierte Entscheidungsfindung gemäß Art. 13 Abs. 2 lit. f DSGVO.
7. Welche Betroffenenrechte bestehen?
Als von der Datenverarbeitung betroffener Person stehen Ihnen bei Vorliegen der jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen verschiedene Betroffenenrechte zu, insbesondere:
- Recht auf Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO
- Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO
- Recht auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO
- Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde gemäß Art. 77 DSGVO
8. Sonstiges
Sollten Sie Fragen zu den obigen Datenschutzinformationen haben, stehen wir oder unser Datenschutzbeauftragter Ihnen selbstverständlich jederzeit gerne zur Verfügung.
Stand 09.07.2023
